PARTE 1: incapacidad para conseguir miembros del equipo

Un desafío común que muchos clientes enfrentan en la Dirección de Proyectos es simplemente poder incorporar suficientes personas al equipo del proyecto. Para crear el impulso crucial, un proyecto de éxito requiere que suficientes miembros del equipo se hagan cargo de todos los aspectos de la planificación y la ejecución. Lo que hace a este problema especialmente traicionero es que, en algunos casos, podría parecer que tiene suficientes miembros del equipo dispuestos para su proyecto. Sin embargo, a medida que el proyecto se pone en marcha, se hace evidente que un número significativo de estos miembros ya están demasiado comprometidos con otros proyectos y, en consecuencia, no pueden contribuir plenamente a su función como se esperaba. Esto también puede ser un problema de tiempo, donde las personas previamente asignadas a su proyecto ya no están disponibles al comienzo del mismo, debido a que están implicadas en otros proyectos que se retrasan. Luego están las situaciones en las que los proyectos recientemente terminados fallan, lo que lleva a situaciones de emergencia que requieren de recursos humanos y dejan su proyecto atascado. A muchos empleados dedicados les gusta parecer lo más útiles posible, por lo común es que los gerentes de línea acepten nuevos proyectos incluso cuando son conscientes de que su departamento no cuenta con recursos adicionales. Esto está condenando a su proyecto al fracaso incluso antes de comenzar. Es fundamental que cuente con suficientes recursos disponibles para usted al inicio del proyecto, ya que un comienzo lento desmoraliza al equipo y conlleva a una mayor pérdida de tiempo y frustración, consiguiendo a veces que todo el proyecto deba ser relanzado meses después de la fecha en que se supone que debía completarse. Los Directores de Proyectos con frecuencia intentarán asumir la carga de los departamentos con recursos insuficientes, en lugar de escalar el problema y pedir más recursos. Aunque esto es comprensible y demuestra una dedicación impresionante, es más probable que provoque agotamiento y errores. También podría existir competencia entre los departamentos por ver qué proyecto debe tener mayor prioridad. Con frecuencia, los clientes tendrán diferentes proyectos en curso, ¡y todos son considerados como de máxima prioridad! Esto, definitivamente, no conduce a un progreso sin complicaciones, especialmente cuando los recursos son limitados.

Soluciones

Para abordar este problema, es necesario comenzar desde arriba, enumerando todos los proyectos que actualmente están en progreso y los proyectos que están planificados para comenzar en los próximos 12 meses. Esta lista debe estar organizada por orden de prioridad. Esto requerirá una firme toma de decisiones, con un gerente senior disponible para actuar como árbitro y para asegurar que las prioridades estén alineadas estrechamente con los objetivos estratégicos generales de la organización.

Ahora que ya tiene la lista completa de todos los proyectos en curso y planificados por orden de prioridad, es el momento de reconsiderar a los miembros del equipo asignados a cada uno. Es ahora cuando puede transferir recursos de los proyectos de menor prioridad hacia los proyectos que son más críticos para la misión en los próximos meses. Si no está seguro de que serán suficientes la habilidad y la experiencia de los miembros del equipo que actualmente participan en proyectos de menor prioridad, puede intentar asignar a estos miembros de equipo (con menos experiencia) para que ayuden con tareas específicas a los miembros de su equipo principal de proyecto. Esto puede acelerar de forma significativa el avance en la lista de tareas y en los elementos de acción. Es fundamental que su lista de prioridades se revise por lo menos una vez al mes y que se reorganice según sea necesario, considerando las distintas etapas de los proyectos en curso. El tiempo designado a los proyectos se debe reportar sin excepción, sin importar el nivel de prioridad que tengan estos proyectos. Con frecuencia, los miembros del equipo pasarán la mayor parte del tiempo en los proyectos que más disfrutan (sus proyectos favoritos), en lugar de hacerlo en los proyectos de máxima prioridad, lo que nuevamente puede hacer que su proyecto carezca de recursos suficientes. Es posible que sea necesario tomar medidas aún más radicales, poniendo en espera proyectos menos importantes para eliminar la tentación de que los miembros del equipo les dediquen tiempo cuando hay asuntos más urgentes que necesitan primero de su atención. Los reportes de estado completos y transparentes en los proyectos clave donde se indique cualquier falta de recursos, llevará a una resolución más rápida. Esto puede sonar obvio, pero en nuestra experiencia esto es un tema clave que muchos Directores de Proyectos tienden a minimizar o incluso a evitar por completo. La capacitación en Dirección de Proyectos de Cadence ayudará a sus Directores de Proyectos y equipos a establecer prioridades, planificar y comunicar adecuadamente los requerimientos de recursos y a delegar mejor las tareas para garantizar una distribución uniforme de la carga de trabajo. Cuando su organización necesite demostrar destreza en la Dirección de Proyectos, póngase en contacto con Cadence. No lo defraudaremos. ¿Por qué no se da una vuelta por nuestra página de Testimonios para ver lo que otras personas han dicho acerca del poder transformador de nuestros programas?

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