PARTE 4: las personas no saben planificar


Un problema que vemos con los clientes de manera regular y en un amplio espectro de sectores, es que muchas personas sencillamente no tienen la habilidad de planificar su sección de trabajo que es requerida para que el proyecto alcance el éxito.

La planificación no es una habilidad natural para la mayoría de las personas. Requiere de un esfuerzo mental decidido y enfocado. Como es sabido que Henry Ford solía decir: «Pensar es el trabajo más duro que existe y, ¡quizá esa es la razón por la que pocos se dedican a ello!» Hay herramientas que lo pueden ayudar con la planificación de un proyecto, pero estas no necesariamente desglosan el proyecto en los componentes paso a paso que cada persona necesitará para contribuir.

Este problema puede llevar a que el proyecto o nunca despegue o a que avance en forma de una serie de pequeñas ganancias seguidas de contratiempos debido a la falta de una planificación adecuada. Esto, a cambio, puede llevar al desánimo y a una sensación negativa de parte de aquellos involucrados.

La solución

Para aprovechar el verdadero potencial de cada miembro del equipo y para que, de hecho, el proyecto en sí mismo sea un éxito, es esencial que cada uno de ellos aprenda la habilidad vital que es la planificación. El Director de Proyectos debe estar preparado para dejar este punto perfectamente claro y, si fuera necesario, ¡de manera repetida!

El gerente simplemente no puede encargarse de toda la planificación él solo. Esta es la razón principal para tener un equipo: cada persona aporta conocimientos, habilidades y experiencia únicos a su rol y se debe alentar a utilizar su capacidad para planificar su trabajo para que el proyecto gane impulso y se establezca en su organización.

Puede usar la siguiente secuencia de planificación para ayudarlo a usted y a todos en el equipo a asegurarse de que se está creando un plan completo y detallado para el proyecto.

  • Antecedentes (narrativa que lleva a la creación del proyecto)
  • Objetivo (la visión para el proyecto completado… o «cómo luce lo que está listo»)
  • Alcance (quién está involucrado y cómo este proyecto se ajusta a los objetivos de la empresa en un todo)
  • Roles (áreas individuales de responsabilidad en el equipo del proyecto)
  • Estructura de desglose del trabajo (una lista amplia de las diferentes tareas en el proyecto)
  • Matriz de responsabilidad (quién es responsable ante quién y de qué)
  • Calendario (la muy importante fecha de entrega final y las fases o los pasos en el proyecto que llevarán a esto)
  • Presupuesto (gasto total asignado a este proyecto. Puede incluir una guía para la cantidad de dinero y tiempo empleado por el miembro del equipo).
  • Problemas y gestión de riesgos (consecuencias potenciales y no intencionales que el proyecto puede traer consigo y cómo lidiar con ello).
  • Administración (cómo se coordina y reporta el proyecto).

El plan normalmente se desarrollaría en reuniones del equipo del proyecto y, después, aprobado por el nivel adecuado de dirección de la empresa. A este punto, el plan debe distribuirse a todas las partes interesadas del proyecto: el patrocinador, los gerentes de línea y, por su puesto, todos los miembros del equipo de proyecto.

Es importante asegurarse de que sea un plan vivo o, dicho de otro modo, que sea un plan que se mantiene constantemente actualizado con la infinidad de giros inesperados que inevitablemente deben encontrar todos los proyectos. De esta forma, el plan será un recurso útil para todo el equipo y para los altos directivos, como guía de referencia de lo que ya se ha completado y como marcador de progreso, dando una sensación de distancia hacia el objetivo final.

Seguir esto le dará a usted y, aún más importante, a todas las personas implicadas del equipo, una lista de verificación para asegurarse de que nada se pase por alto. Un plan no tiene que incluir miles de palabras, bonitos diagramas y una investigación exhaustiva. Más bien es un documento de trabajo, una herramienta funcional que ayudará a que su proyecto avance hacia su objetivo final de forma relativamente tranquila.

Como dice el viejo dicho, fallar en planificar es planificar un fallo. ¡Aproveche las mejores prácticas de Cadence Management Corporation para asegurase una planificación hacia el éxito!

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Información del Podcast

Formato: podcast
Audiencia: todas las personas que trabajen en proyectos
Costo: gratuito

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