PARTE 3: el proyecto comienza lentamente


Vemos esto por todo el mundo y es uno de los problemas más comunes de los que hablan los clientes: nuestros proyectos comienzan lentamente.

Las razones de esta lentitud varían y algunas son muy contradictorias. Por ejemplo, algunos se quejan de que hay demasiado tiempo mientras que otros se quejan de que no hay suficiente. Otras razones comunes que se dan son que hay preguntas sin resolver, que no lo saben todo sobre el proyecto o que no hay suficientes personas en el equipo del proyecto.

Algunas veces, las razones dadas están relacionadas con trabajo hecho en fases previas. Quizá el trabajo estaba incompleto o era inadecuado. En cualquier caso, se trata de que los proyectos usualmente se retrasan porque el ritmo no se estableció al inicio del proyecto. Aunque las personas se encuentran muy ocupadas, no se está haciendo un progreso real en el proyecto.

La solución

Afortunadamente, la solución para el inicio lento en sus proyectos es muy simple y directo, y es algo que los Directores de Proyectos pueden implementar inmediatamente.

Paso 1: Estados semanales o reuniones de progreso

Para establecer el ritmo desde el inicio, celebre reuniones de estado semanales. No espere hasta que tenga al equipo completo. En cambio, reúnase con los miembros del equipo que tenga cada semana, desde el momento en que sean asignados. Conforme se unan nuevos miembros al equipo, agréguelos para acelerar el proyecto.

Durante las reuniones de estado, los miembros del equipo harán preguntas y plantearán problemas, especialmente aquellos que son nuevos en el proyecto. Los nuevos miembros del equipo, desde su perspectiva de poco contexto, con frecuencia notan problemas que otros no porque no están haciendo suposiciones sobre este.

Asigne la tarea de investigación a la persona que primero mencione el problema o plantee la pregunta. Con este proceso, el equipo reúne información rápidamente acerca del proyecto. Es más, cada miembro estará actuando y haciendo que el proyecto avance.

Paso 2: Estados semanales o reportes de progreso

Esto nos lleva a los reportes de estado: cree un reporte de estado semanal durante las ocho primeras semanas de su proyecto. Esto va en contra de nuestro usual consejo de la creación de reportes de estado mensuales. Sin embargo, al inicio del proyecto, los reportes de estado semanales ayudarán a establecer el ritmo al incorporar estas cuatro preguntas:

  1. ¿Qué hicimos la semana pasada?
  2. ¿Qué es lo que haremos la próxima semana?
  3. ¿Cuáles son los problemas?
  4. ¿Qué estamos haciendo con los problemas?

Al definir el plan para la siguiente semana, el Director de Proyectos hace una promesa efectiva a la organización: Soy responsable de X la próxima semana. Este compromiso crea una sensación de urgencia hacia la resolución de problemas, dando seguimiento para cumplir la acción prometida. Además, el equipo crea una sensación de impulso cuando se puede apuntar a los logros de la semana anterior.

Paso 3: Planificación formal

Una vez que tenga al 80 % de su equipo sobre el terreno, comience con la planificación formal. Descubrirá que juntar al primer 80 % del equipo es más rápido que juntar al 20 % final. Conforme va incorporando al 20 % final de su equipo, puede empezar a acelerar las cosas. Aproveche las reuniones con cada uno y los reportes de estado semanal para lograr esto.

Paso 4: Entregue antes las tareas

Los mejores Directores de Proyectos establecen la pauta de reportar inmediatamente en cuanto una tarea está completada. Por lo general, si un empleado termina una tarea dos días antes de la fecha límite, este no le informa al Director de Proyectos y luego, durante la reunión de estado semanal, informa de que la tarea se completó a tiempo.

Crear una cultura que haga hincapié en las entregas tempranas ayuda a crear una reserva de tiempo que puede aprovechar después para resolver problemas. Cada tarea eliminada de la lista de pendientes hace avanzar en la lista a una tarea dependiente de ella. Conforme se acerque al final del proyecto, un tiempo de reserva da espacio para resolver problemas sin poner en riesgo la fecha final de entrega.

Siga estos cuatro pasos para establecer el ritmo y haga que sus proyectos comiencen rápida y efectivamente.

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Información del Podcast

Formato: podcast
Audiencia: todas las personas que trabajen en proyectos
Costo: gratuito

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