PARTE 1: ejecución

Las personas no están trabajando en el proyecto y su gerencia no lo sabe

La fase de ejecución es la etapa que entra en juego inmediatamente después de la autorización y la planificación. Mientras que las fases previas han eliminado los riesgos y los problemas, se descubrirán más durante esta fase. Si bien el Director de Proyectos y el equipo deben estar alerta para encontrar estos problemas y resolverlos lo antes posible, existe una clase de problemas causados por la falta de proceso. De hecho, algunos de estos problemas son provocados por una dirección que no comprende los procesos necesarios para un buen control del proyecto, procesos que también aceleran la ejecución cuando están presentes. A continuación, consulte la repercusión que tiene la falta de informes de tiempo de parte de todos los que trabajan en el proyecto y cómo implementar las soluciones.

Cuando no hay forma de registrar el tiempo trabajado, no es posible conocer la capacidad de los proyectos.  Cuando la gerencia desconoce los límites de recursos, seguirá iniciando proyectos, cada vez con menos recursos para terminarlos.  Cuando a los miembros buenos y diligentes se les da demasiado que hacer, trabajarán en todo… pero un poco.

La espiral descendente continuará conforme cada persona intente ponerse al corriente, intentando hacerlo todo. Inevitablemente, este tipo de estilo de trabajo no es efectivo y el resultado se ralentiza. En este caso, a lo que se enfrenta es a un grave caso de gran desánimo en el equipo, en el que todos se sienten estresados, al límite e impotentes. Incluso si el proyecto se termina tarde y el resultado funciona bien, las personas se sentirán mal por haber entregado tarde.

Soluciones

Implemente un proceso y un sistema donde todas las personas reporten todo el tiempo trabajado, el dedicado a los proyectos, las actividades de mayor jerarquía como capacitación o trabajo operativo. El tiempo laborado en casa, el tiempo dedicado a los desplazamientos y, si cuenta con una oficina, el tiempo trabajado en la oficina. No se preocupe por el sobretiempo, reporte todo el tiempo trabajado para ver lo que en verdad está ocurriendo y comenzar a gestionar la capacidad de los recursos.

Además, dese cuenta de que los equipos con frecuencia son reticentes a reportar sus actividades laborales. Muchas veces se ponen a la defensiva o sienten que su profesionalidad está siendo cuestionada. Para evitar tal resistencia, es importante que su equipo sepa desde el inicio de un proyecto que usted está interesado en controlar proyectos, no personas. Haga hincapié en la importancia de reportar las actividades y cómo ellos mantienen el proyecto en marcha. Esto ayudará a reducir los temores y le permitirá a su equipo saber que los informes de tiempo son lo mejor para ellos también porque garantizará que sus cargas de trabajo sean razonables y que el proyecto esté dentro de las limitaciones de costo, tiempo y rendimiento. Tener un buen rendimiento para el cliente es la mejor forma de elevar la moral.

Asegúrese de que sus gerentes de línea entiendan que son responsables de la exactitud de los datos que su gente envía. Además, asegúrese de que los Directores de Proyectos sí estén usando los informes proporcionados de forma eficaz para maximizar la eficiencia y efectividad del proyecto. Nada afecta más al esfuerzo de los informes de tiempo que ver que estos no se usan. De modo que, la capacitación de los Directores de Proyectos y revisar los reportes con ellos al inicio es una tarea importante para el director de los Directores de Proyectos.

Sobre todo, ajústese al proceso y comprométase con la mejora continua. Comprenda que las cosas no serán perfectas de la noche a la mañana. Puede tomar hasta tres años lograr una capacidad de gestión real sobre el terreno y que funciona correctamente. Sin embargo, los pasos que dé hoy para implementar un sistema de registro y monitoreo que funcione comenzarán a afectar a los miembros del equipo hasta que se conviertan en algo natural.

Recuerde que los informes de tiempo son un elemento de la gestión de la capacidad de los recursos. El objetivo final es aumentar el rendimiento del proyecto trabajando dentro de nuestra capacidad. El número de proyectos completados al año es la métrica que queremos seguir. La solución está preparada y funcionando en organizaciones con unas prácticas maduras. Aunque la implementación no es sencilla, los beneficios definitivamente lo valen.

Para toda la serie de podcasts Ask Cadence – Project Problem