El patrocinador de proyectos (y/o junta directiva) es el receptor interno de los resultados del proyecto. Es quien tiene la última palabra en las decisiones que atañen a las limitaciones en cuanto a costo, cronograma y rendimiento. Un buen patrocinador de proyectos aumenta el nivel de confianza percibido por el director de proyectos. El patrocinador de proyectos ayuda al director de proyectos a mantener una actitud positiva y a resolver problemas con el equipo del proyecto. Durante el desarrollo del proyecto, el patrocinador se comunica con los altos directivos y con otras partes interesadas.
Según el informe «Pulse of the Profession (2013)» de PMI: … el informe demuestra que las organizaciones con patrocinadores de proyectos activos son más propensas a conseguir mejores resultados de proyectos. Más de tres cuartas partes de los proyectos de las organizaciones de alto rendimiento cuentan con patrocinadores de proyectos activos, en comparación con menos de la mitad en organizaciones de bajo rendimiento…
Desde un punto de vista de dirección de proyectos organizacional, el patrocinador desempeña un rol clave en el éxito de un proyecto. Cadence apoya a los patrocinadores de manera eficaz mediante Reuniones Informativas de Ejecutivos, Talleres sobre Patrocinio de proyectos o cursos de capacitación sobre Dirección de Portafolios, orientación y consultoría.
Rol
Cliente interno El patrocinador es el receptor interno de los resultados del proyecto. Los patrocinadores también financian el proyecto.
Figura de autoridad El patrocinador tiene la última palabra en las decisiones que atañen a las limitaciones en cuanto a costo, cronograma y rendimiento.
Vendedor El patrocinador de proyectos es capaz de vender el proyecto a las partes interesadas. El patrocinador cree en el proyecto, hace comentarios positivos sobre él y sabe vender los beneficios de forma apasionada.
Instructor y Mentor Un buen patrocinador de proyectos aumenta el nivel de confianza percibido por el director de proyectos. El patrocinador de proyectos fomenta la generación de conocimientos y la reutilización del capital intelectual. Normalmente, los altos cargos, los patrocinadores o los miembros de la junta directiva saben proporcionar asesoramiento o apoyo político al director de proyectos.
Filtro El patrocinador de proyectos incentiva a los coordinadores de proyecto permitiéndoles centrarse en el trabajo en cuestión. El patrocinador debe ser objetivo a la hora de evaluar la importancia del proyecto.
Asesor empresarial El patrocinador de proyectos se vale de criterios empresariales sólidos para asesorar al director de proyectos a la hora de tomar decisiones.
Motivador El patrocinador de proyectos ayuda al director de proyectos a mantener una actitud positiva y a resolver problemas con el equipo del proyecto. El patrocinador le recuerda constantemente al coordinador de proyecto la importancia que tiene la misión del proyecto.
Negociador El patrocinador de proyectos es rápido y decidido a la hora de resolver conflictos.
Protector El patrocinador de proyectos trabaja de forma proactiva con el director de proyectos para gestionar el riesgo. El patrocinador demuestra la importancia de las actividades pactadas a través de su compromiso personal con el equipo.
Enlace con la alta dirección El patrocinador de proyectos desarrolla y gestiona de manera activa las relaciones con pares en organizaciones del cliente y genera rápidamente una relación de confianza con los directores de proyectos y clientes. Durante el desarrollo del proyecto, el patrocinador se comunica con los altos directivos y con otras partes interesadas.
Responsabilidades
- Proporcionar o garantizar la financiación del proyecto.
- Firmar contratos.
- Definir o aprobar el alcance del proyecto.
- Aprobar los cambios en el objetivo del proyecto en función de los cambios realizados en el alcance.
- Tomar decisiones finales de fase, es decir, autorización, aprobación y aceptación del proyecto.
- Interpretar o formular políticas nuevas o existentes según se requiera.
- Recibir informes de situación mensuales del director de proyectos.
- Potenciar el proyecto y su relación con las metas y el rumbo de la empresa.
- Vender los beneficios del proyecto de forma apasionada.
- Actuar como punto de enlace para las decisiones que exceden la competencia del director de proyectos.
- Ayuda a superar obstáculos ajenos a la voluntad del director de proyectos.
- El patrocinador de proyectos recurre a Dirección si necesita ayuda y apoyo.